Lo smartworking è una modalità temporanea di lavoro a cui ci siamo dovuti adattare. Come è possibile impostarlo in modo efficace garantendo la produttività dell'azienda e il benessere del lavoratore?
Iniziamo dalle basi ricordando la definizione di smartworking, perché spesso questo termine viene utilizzato erroneamente come sinonimo di telelavoro. Sono infatti due modalità lavorative distinte che prevedono due contratti diversi con l’azienda di appartenenza, principalmente perché lo smartworking rappresenta una modalità di lavoro temporanea e non definitiva.
Smart working: vantaggi e svantaggi
Vengono spesso sottolineati i vantaggi dello smartworking, come ad esempio il risparmio temporale ed economico per recarsi al lavoro, la possibilità di conciliare la vita professionale con quella personale, la flessibilità dei tempi di lavoro, etc. Ma siamo sicuri che questa sia una realistica descrizione della realtà?
Proprio perché lo smartworking è una soluzione lavorativa temporanea può risultare maggiormente difficile per lavoratori e aziende trovare un assetto strutturale, ambientale e organizzativo efficace.
Approfondiamo individualmente questi aspetti:
Assetto strutturale
Non tutte le attività professionali possono essere tradotte in smartworking ma anche quelle che potenzialmente sono predisposte ad attuare questa modalità lavorativa sono risultate impreparate all’avvento del lockdown. È stato necessario per loro, ridefinire sin dalle basi un’organizzazione gestionale ed informatica che permettesse di avviarlo. Le modalità impostate in emergenza hanno poi richiesto correzioni e miglioramenti significativi per rendere efficace questa modalità di lavoro. Molte aziende di sono occupate di fornire ai lavoratori gli strumenti necessari ed oggi, per alcuni aspetti, sembrano aver raggiunto la sufficienza. È curioso ricordare che in questo periodo storico è stato fortemente utilizzato il termine “tecnostress” proprio per indicare una serie di fattori individuali e aziendali derivanti da questo improvviso avanzamento informatico. A conclusione di questo piccolo approfondimento è utile chiederci se abbia avuto senso rimandare troppo a lungo una serie di aggiornamenti strutturali che sapevamo già essere necessari. Gli imprevisti non sono per natura prevedibili ma c’è sempre un margine di anticipo e di prevenzione che ogni azienda può coltivare e definire attraverso interventi concreti che permetterebbero di reggere meglio ogni piccolo o grande evento.
Assetto Ambientale
Quanto è semplice poter definire negli spazi di casa l’ambiente adeguato a poter svolgere efficacemente il proprio lavoro? Molti esplicitano a priori la difficoltà di dividere gli spazi di casa districandosi tra le diverse esigenze di ogni componente della famiglia. Spesso infatti i lavoratori appartengono a nuclei familiari in cui anche i figli hanno esigenze scolastiche che meritano la stessa priorità in termini di svolgimento. E come si fa a conciliare spazi, risorse tecnologiche, connessione e altri specifici bisogni personali (ad esempio se il bambino frequenta la scuola primaria e ha bisogno dell’ assistenza del genitore)? E se anche non fossero presenti in casa figli con specifiche esigenze non è semplice e scontato trovare lo spazio e gli strumenti necessari allo svolgimento del lavoro. Eppure, avere uno spazio flessibile e funzionale da dedicare allo smartworking che garantisca la giusta connettività e privacy rimane la base fondamentale da cui partire per impostare un buono smartworking. Se prima ci lamentavamo che il lavoro venisse interrotto dalle chiamate continue dei colleghi, nel contesto casalingo il lavoro può essere interrotto in modo continuativo e disturbante da altrettante necessità che sono difficili da limitare. Alcune di esse richiedono solo un miglioramento individuale nella gestione del tempo e degli obiettivi, altre sono difficilmente arginabili proprio per gli aspetti contestuali dell’ambiente in cui il lavoratore è immerso, come i figli. Lavorare bene con lo smartworking, qualunque sia il presupposto di partenza, è possibile e sarebbe utile che ogni lavoratore rifletta attentamente su ogni aspetto che lo riguardi, anche quelli apparentemente meno importanti come la definizione di un ambiente adeguato.
Assetto Organizzativo
Uno dei vantaggi che spesso viene sottolineato a favore dello smartworking è proprio la possibilità di intersecare le questioni professionali a quelle legate alla vita quotidiana o inerenti alla gestione della casa. Perché non pensare di caricare la lavatrice prima di cominciare o di concludere una videochiamata mentre mettiamo l’acqua sul fuoco per preparare il pranzo? Mischiare l’area personale e l’area professionale potrebbe essere un vantaggio ma rappresenta un potenziale rischio se non viene ben gestito, aumentando il livello di stress e malessere percepito. Alcuni presupposti che garantivano una buona produttività sul posto di lavoro devono essere mantenuti pur cambiando contesto.
Conseguenze di uno smartworking mal impostato
È importante anche mettere in evidenza i rischi e le ripercussioni personali e aziendali che derivano da un cattivo smartworking. I primi mesi di lockdown hanno richiesto un forte investimento di energie a compensazione delle mancanze strutturali che successivamente sono però state esaurite dall’azienda. Inizialmente si è quindi verificato un aumento considerevole delle ore di lavoro a scapito di un significativo dispendio di energie. Un intenso aumento di fatica percepita può capitare nel corso della carriera lavorativa, a volte causando esclusivamente un calo temporaneo nella redditività del lavoratore. Ma se tali fatiche vengono prolungate eccessivamente possono invece provocare sintomi maggiormente debilitanti come insonnia, ansia e stress, attacchi di panico e sbalzi d’umore. C’è quindi un alto rischio che il lavoratore possa essere compromesso in molteplici aree funzionali (cognitive, relazionale, emotive, attentive, etc.) compromettendo significativamente la sua efficacia professionale. È corretto sottolineare che questi aspetti abbiano un profondo impatto a livello aziendale dal punto di vista della produttività, con un conseguente enorme costo economico dovuto alle ore perse.
Come promuovere uno smartworking efficace?
E’ innegabile che la definizione di un luogo di lavoro idoneo con le dovute caratteristiche di privacy e riservatezza siano elementi imprescindibili, e spesso l’organizzazione di tali elementi porta ad un potenziale livello di stress altrettanto elevato come quello sperimentato e percepito sul luogo di lavoro. Le aziende oltre a definire in modo funzionale gli aspetti digitali e gestionali sono sempre più attente e predisposte a favorire la formazione dei propri collaboratori e la comunicazione tra di essi affinché vengano compensati efficacemente tutti gli aspetti che sono venuti a mancare da marzo 2020 con l’applicazione dello smartworking. Questa imprevista pandemia ha favorito un rapido sviluppo di alcune aree di lavoro che necessitavano da tempo di un forte restyling. La speranza è che questo aggiornamento, seppur faticoso, promuova nuove risorse e modalità lavorative funzionali alla produttività dell’azienda e al benessere del lavoratore. La strada è ancora lunga ma ritengo che la formazione continua e la consulenza specifica sulle aree da implementare possano portare definitivamente in questa direzione e permettere all’azienda di mantenere un costante livello di prevenzione e resistenza all’imprevisto o favorire una maggiore redditività.
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